ERP System: Definition, Erklärung & Beispiele

Was ist ERP?

ERP ist die Kurzform für Enterprise Resource Planning, oder auf Deutsch auch als Unternehmensressourcenplanung bezeichnet. ERP-Systeme sammeln alle Informationen in einem systematischen Format und speichern sie in einer zentralen Datenbank.

Ein solches System hilft einem Unternehmen bei der Verwaltung seiner täglichen Geschäftsaktivitäten, wie z.B. bei der Buchhaltung, Beschaffung oder Personalwesen. Auf diese Weise besteht kein Bedarf mehr an mehreren Systemen, die Mitarbeiter nicht nur überfordern, sondern auch mit hohen Kosten verbunden sind. Zudem werden Datenduplikate und das Risiko von Datenlecks oder -verlusten eliminiert.

Eine ERP-Software ist kein einzelnes Programm, sondern in der Regel ein Bündel von ERP-Funktionen bzw. integrierten Modulen, die eng miteinander kommunizieren und eine gemeinsame Datenbank nutzen. Dabei befasst sich jedes ERP-Modul in der Regel mit einem bestimmten Funktionsbereich, arbeitet aber mit den gleichen Daten zusammen. Zum Beispiel können die folgenden Module gewählt werden: Personalwesen, Buchhaltung, Marketing oder Einkauf.

Das heißt, die Eingabe oder Bearbeitung von Daten in einem der Module (Finanzen, Materialwirtschaft, CRM usw.) beeinflusst alle anderen Module: Die Datenbank wird auf den neusten Stand gebracht und wendet die Änderung auf das gesamte Unternehmen an.

Außerdem ist so gut wie jedes ERP-System nahezu komplett automatisiert. Im Backend übernimmt es die Dateneingabe und tauscht die Informationen mit anderen Einheiten aus, die benötigt werden.

Bekannte ERP-Anbieter sind beispielsweise SAP, Microsoft oder Oracle. Diese Anbieter werden auch als Software-as-a-Service-Anbieter (Saas) bezeichnet, da sie ihre ERP-Systeme als Cloud-Lösungen anbieten.

Welche Vorteile hat ein ERP-System?

Ein Enterprise Resource Planning System bietet für Unternehmen unterschiedlicher Form und Größe und in allen Branchen erhebliche Vorteile. Zum Beispiel können ERP-Lösungen Ihnen hiermit helfen:

Kostensenkung: Durch die Automatisierung vieler einfacher und sich wiederholender Aufgaben werden Fehler auf ein Mindestmaß reduziert.
Zeitersparnis: Alle Unternehmensdaten stehen in Echtzeit zur Verfügung, sodass die Mitarbeitenden dank der im System integrierten Analyse-, Planungs- und Prognosetools schnellere und gezieltere Geschäftsentscheidungen treffen können.
Verbesserung von Kundenzufriedenheit: Das richtige Produkt kann zum richtigen Zeitpunkt produziert werden, was die Kundenbedürfnisse erfüllt und zur Kundenbindung beiträgt.
Datenzentralisierung: Speicherung aller Daten, die von verschiedenen Abteilungen in das System eingegeben werden, in einer zentralen Datenbank.
Skalierbarkeit: Dank der stabilen Infrastruktur kann das ERP-Programm mit dem wachsenden Unternehmen problemlos mitwachsen.
Berichtserstattung: Durch seine umfassende Datengrundlage bietet ein ERP-System auch eine Vielzahl von Berichten und Analysen, die für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein können.

Dies sind nur einige der Vorteile, von denen kleine Unternehmen, mittelständische Unternehmen oder Konzerne profitieren können.

In welchen Unternehmensbereichen wird ein ERP-System eingesetzt?

ERP-Softwaresysteme können in Unternehmen auf vielfältige Weise eingesetzt werden, denn es besteht aus vielen Funktionalitäten. Zu den am häufigsten verwendeten ERP-Modulen gehören die folgenden Geschäftsbereiche:

Supply-Chain-Management: Bestandsverfolgung und Materialbedarfsplanung für die Produktionsplanung.
Vertrieb: Preisgestaltung, E-Commerce, Customer Relationship Management (CRM)
Finanzen: Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Überwachung und Auswertung von Finanzdaten.
Personalwirtschaft: Bereitstellung von Grundfunktionen wie Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung. Überwachung von Kennzahlen (z.B. Durchschnittsgehalt, Turnoverrate)
Lagerhaltung: Es wird sichergestellt, dass der Material- und Produktionsbedarf effizient gedeckt wird. Verfolgung und Verwaltung des Bestands und Planung von Bestellungen.

Wie wird ein ERP-System in der Finanzabteilung eingesetzt?

Im Finanz- und Rechnungswesen ist es von entscheidender Bedeutung, die Kontrolle über den Prozess zu behalten und Fehler so weit wie möglich zu minimieren. Eine ERP-Software mit einem Finanzmodul bietet Unternehmen viele Vorteile, die Zeit, Geld und Mühe sparen.

Bei einem ERP-Finanzverwaltungsmodul handelt es sich um ein Anwendungsprogramm, das z.B. Finanzdaten sammelt, Berichte erstellt und digitale Versionen von Standardbuchhaltungsunterlagen wie Gewinn- und Verlustrechnungen oder Bilanzen enthält.

Konkret hilft diese Softwarelösung beispielsweise in den folgenden Bereich des Finanzwesens:

Vorhersagen: Durchführung genauer Prognosen auf der Grundlage von Berichten und der aktuellen Situation im Unternehmen auf der Grundlage umfassender Algorithmen.
Allgemeine Buchhaltung: Die Hauptbuchhaltung besteht aus der Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen des Unternehmens und bietet ein vollständiges Bild des Vermögens und der Finanzlage.
Cashflow-Management: Es werden Informationen geliefert, die bei der Verwaltung des Finanzflusses helfen können und außerdem eine bessere Kontrolle über die finanziellen Aktivitäten des Unternehmens ermöglichen.
Risikomanagement: Risiken lassen sich in Bezug auf den Geschäftsbetrieb und die finanzielle Stabilität vorhersagen, analysieren und steuern.

Welche ERP-Systeme gibt es?

Es gibt nicht die eine und einzige Art, ein ERP-System einzuführen. Unternehmen können von unterschiedlichen modernen ERP-Systemen profitieren und sich zwischen Cloud-, On-Premises-, Open-Source- oder Hybrid-Implementierung entscheiden. Die Auswahl hängt von den Anforderungen, dem Budget und der Größe des Unternehmens ab.

Dies sind die verschiedenen Möglichkeiten der ERP-Unternehmenssoftware im Einzelnen:

Cloud-ERP: Die Software befindet sich auf dem Server des Anbieters und kann mit einem Abonnement über das Internet genutzt werden. Diese cloudbasierte Lösung ist die bevorzugte Variante, unter anderem wegen der geringeren Anschaffungskosten, der besseren Skalierbarkeit oder der Möglichkeit, von überall aus auf die Software zuzugreifen.
On-Premises ERP: Diese ERP-Lösung wird lokal auf der Hardware und den Servern des Unternehmens implementiert und von dessen IT-Personal betrieben. Die Lizenz für diese Software wird vom Unternehmen erworben, und die Kosten hängen von der Unternehmensgröße und den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens ab. Hierfür werden IT-Fachleute benötigt, die bei der regelmäßigen Wartung und Aktualisierung der Software mitwirken.
Hybrid ERP: Eine kombinierte Implementierung einer cloudbasierten und vor Ort installierten Enterprise Resource Planning-Systemen. Dieses Modell bietet den Nutzern die Flexibilität, zwischen verschiedenen Modelle zu wechseln.
Open-Source: Bei vielen Open-Source-ERP-Anbietern ist der Download der Software kostenlos, lediglich für den Cloud-Zugang wird eine geringe Jahrespauschale erhoben. Unternehmen haben dabei die Möglichkeit, den ERP-Quellcode zu überprüfen, zu modifizieren und zu verbessern. Das bedeutet, dass technisches Personal mit fundierten Kenntnissen erforderlich ist, insbesondere da die vom Anbieter geleistete Betreuung begrenzt ist.