)
Principales resultados con Spendesk
Una única fuente fiable: todos los reembolsos y las facturas están centralizados y accesibles al instante.
Menos seguimiento manual de facturas: se acabó perder tiempo buscando justificantes o pagos pendientes.
Procesamiento eficiente: una factura puede subirse, categorizarse con IA y quedar lista para pago en menos de 10 minutos.
Precisión de datos impulsada por IA: la tecnología OCR completa automáticamente los campos obligatorios con un 90 % de precisión.
Reembolsos más ágiles: los gastos de los empleados se tramitan en el plazo de una semana.
Mayor flexibilidad en las compras: las tarjetas virtuales permiten gestionar suscripciones SaaS y compras online específicas.
Gestión de datos simplificada: toda la información financiera queda centralizada y preparada para su integración contable.
Sobre Orbem
Orbem es una empresa deep tech con sede en Múnich que combina inteligencia artificial con tecnología de resonancia magnética rápida y no invasiva para escanear y clasificar objetos biológicos. Desde el sexado in ovo hasta el control de calidad de la fruta, su tecnología de vanguardia facilita decisiones más sostenibles, éticas y basadas en datos en cadenas de suministro de todo el mundo.
El reto
Antes de implantar Spendesk, Orbem se enfrentaba al dilema habitual de muchas startups en fase de crecimiento: un rápido desarrollo del negocio acompañado de procesos financieros insuficientes, que generaban cuellos de botella operativos.
Principales dificultades
Visibilidad muy limitada sobre facturas y pagos en toda la organización.
Procesos altamente manuales que requerían seguimiento e intervención constantes.
Mucho tiempo dedicado a reclamar justificantes y documentación faltante.
Cierres mensuales retrasados por registros financieros incompletos.
Ausencia de un sistema centralizado para hacer seguimiento de reembolsos y gastos.
Búsquedas lentas y poco eficientes de documentación financiera.
Falta de visibilidad sobre el gasto de la empresa.
En aquel momento, la visibilidad sobre las facturas y los pagos era muy reducida. Era un proceso muy manual. Había muchos pagos puntuales y también mucho tiempo dedicado a perseguir documentación.
Thomas KämpfAntes de Spendesk
Procesamiento manual de facturas y pagos
Búsqueda constante de justificantes faltantes
Sin documentación financiera centralizada
Cierres mensuales retrasados
Escasa visibilidad del gasto entre equipos
Búsquedas manuales largas y poco eficientes
Después de Spendesk
Procesamiento y categorización automatizados de facturas
Gestión centralizada de justificantes y documentación
Una única fuente fiable para todos los datos financieros
Procesos de cierre mucho más ágiles
Visibilidad del gasto en tiempo real
Búsqueda sencilla de justificantes y facturas mediante filtros
La solución
Orbem implantó Spendesk para obtener un control total de sus procesos financieros durante una etapa de rápido crecimiento. Como empresa impulsada por la inteligencia artificial, Orbem valoró especialmente la capacidad de Spendesk para seguir innovando de forma continua en automatización e IA, un factor clave en su decisión.
Funcionalidades implantadas
Procesamiento automatizado de facturas con IA, con categorización inteligente y enrutamiento automático.
Tarjetas de crédito virtuales para suscripciones SaaS y pagos online a proveedores.
Tarjetas físicas para gastos de empleados y reembolsos.
Gestión centralizada de justificantes con funciones de búsqueda.
Flujos de aprobación que garantizan control financiero y cumplimiento.
Predicción de campos contables basada en IA, que categoriza automáticamente los gastos a partir de datos históricos e información contextual.
Para nosotros, es importante que Spendesk siga mejorando e incorpore nuevas funcionalidades. Sin innovación, no tendría sentido.
Thomas KämpfDel caos al control
El impacto fue inmediato y amplio. En lugar de tener que perseguir facturas y justificantes repartidos entre distintos sistemas, el equipo financiero de Orbem pasó a disponer de acceso rápido a toda la documentación financiera desde una única plataforma.
La tecnología de IA de Spendesk procesa el 100 % de las facturas, las notas de gasto y los justificantes de pagos con tarjeta de Orbem mediante OCR. Entre el 85 % y el 95 % de las solicitudes reciben sugerencias fiables por parte de la IA. El sistema de categorización inteligente eliminó la introducción manual de datos y aportó recomendaciones con una precisión del 90 %, lo que aceleró el procesamiento y redujo errores. Al mismo tiempo, las tarjetas virtuales dieron a los equipos flexibilidad para gestionar suscripciones y pagos a proveedores online, manteniendo en todo momento el control financiero.
Creo que las dos principales ventajas son, por un lado, que puedes buscar fácilmente justificantes y facturas con distintas opciones de filtrado y, por otro, que recibes una propuesta desde el punto de vista contable que te permite ir más rápido y reducir errores.
Thomas KämpfLos resultados
Desde que adoptó Spendesk, Orbem ha transformado sus operaciones financieras:
Una única fuente fiable para todos los reembolsos y las facturas.
Procesamiento en menos de 10 minutos desde la carga de la factura hasta la aprobación del pago.
Ciclos semanales de reembolso con una cadencia previsible, los martes y los jueves.
Entre 5 y 10 minutos ahorrados en cada búsqueda de un justificante perdido.
Más seguridad gracias a los límites y controles de las tarjetas virtuales.
Flujos de aprobación más ágiles que mantienen la confianza y la autonomía de los equipos.
Preparación para futuras integraciones y uso de APIs en automatización contable.
Reducción del 80 % en la introducción manual de datos gracias al rellenado automático de campos y a las predicciones contables basadas en IA.
Fin del seguimiento manual de justificantes y documentación.
Desde un punto de vista técnico, subir una factura, categorizarla y llevarla hasta su aprobación para el pago puede hacerse en cuestión de minutos. Si realmente quiero acelerar una factura, puedo procesarla de principio a fin en menos de 10 minutos.
Thomas Kämpf¿Quiere dejar atrás el caos en la gestión de gastos?
Descubra cómo Spendesk puede ayudar a su empresa en crecimiento a ganar un control total del gasto y acompañar su crecimiento de forma eficiente. Hable hoy con un experto.
)
51-200)
)